¿Cómo se usa el ATB?

En la entrada ¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB, introdujimos el concepto de las tres rutas de un documento - Archivar /Tareas /Botar (El ATB)- como herramienta para manejar la acumulación de papeles que tendemos a enfrentar tanto en la oficina como en la casa.

Ahora vamos a explicar un poco cómo se usa, o –como diría una persona que conozco – cómo funciona un “martes por la tarde” esto del ATB.

Existen dos situaciones a considerar:
1. El manejo de los papeles que comienzan a llegar a partir de hoy – lo nuevo.
2. El manejo de los papeles que tengo acumulados desde hace 6 meses (o más) en diferentes espacios, cajones, escritorios, bolsillos, guanteras, carpetas y cajas – lo viejo.

Hoy vamos a hablar de la segunda situación – los papeles viejos ya acumulados.

El objetivo no será dejar el 100% del manejo de papeles procesados y organizados. Seremos más modestos. Queremos proponerles por lo pronto solamente comenzar el proceso de “desempapelarse” e ir paso a paso.

En Organizar Colombia creemos y hemos confirmado que para organizar espacios, cosas y tiempo se avanza de poco en poco y se llega. Los grandes proyectos cansan con sólo enunciarlos y tienden a ser abandonados rápidamente. De aquí la invitación a fijarse metas a escala humana y propia.

En este paso, entonces, el objetivo será separar los papeles en la ruta a la cual pertenece: Archivo, Tareas, Basura. Así se simple (¡y de poderoso!):

1. Destine 20 minutos de su tiempo

2. Ponga música que le guste, que lo relaje

3. Si es posible, invite a alguien que le sirva de compañía y de animador

4. Recoja los papeles dispersos en diferentes sitios y arme un gran montón

5. Ponga el montón sobre una superficie (comedor o escritorio; inclusive sobre el piso, aunque ¡cuidado con el dolor de espalda!)

6. Cree dos categorías distintas, una para los documentos que van para Archivo y la otra para los que generan Tareas (la “A” y la “T”). Destine para cada uno un espacio físico en la superficie escogida

7. Acerque una caneca de la basura o una bolsa de la basura

8. Comience a mirar uno a uno los papeles. Decida si el documento es para archivar, si genera una tarea o si es para botar (el ATB)

9. Si es para Archivo o para Tarea, ubique el papel en el montón al que corresponda (Archivo o Tareas). Si es para botar, de una vez póngalo en la caneca de la basura. Sin miedo.

10 Pare a los 20 minutos. ¿Cómo se siente? Si está “encarretado”, siga un rato más. Si está cansado, pare y retome otro día. Tranquilo. Este proceso de clasificación se puede hacer en varias sesiones cortas. Todo es ganancia.

Al cabo de una o varias sesiones, verá como ese montón amorfo inicial ahora tiene otra cara. Por un lado tiene ahora dos grupos de papeles de naturaleza distinta: los que son para archivar y los que son para generar una tarea. Además, con seguridad ha logrado eliminar un porcentaje no despreciable de papeles inservibles, lo que genera una sensación de liviandad muy agradable.

Este no es el fin del proceso de amansar los papeles en su vida, pero es un primer gran paso. Para seguir montando el sistema, se pueden aprender las técnicas para archivar adecuadamente, así como para manejar las tareas. 

Muy útil: a pesar de que motivamos a las personas a que tomen un papel y decidan a cuál de las rutas ATB corresponde, somos conscientes que algunas veces estamos bloqueados y no lo tenemos claro. Tranquilo. Ponga ese papel a un lado y continúe con otros. Vuelva a él al cabo de un rato y con seguridad la respuesta será más clara ahora.