¿Qué hago con este montón de papeles? El ATB

Uno de los dramas más frecuentas en el ámbito laboral y familiar es la inundación de papeles o documentos: aparecen en la mesa de entrada, en el comedor; ocupan todo la superficie del escritorio, se arrugan dentro de las carteras y los maletines. También los encontramos en la cocina, en el carro, sobre los asientos…

Específicamente en el entorno familiar, no es raro que cada cierto tiempo –en uno de esos arranques de orden que periódicamente nos dan – decidamos recoger todos estos papeles y armar montoncitos en los cuales normalmente quedan enterrados recibos, formularios para impuestos, facturas, el desprendible para reclamar un examen médico,
invitaciones a eventos, fotos, entre otro tipo de documentos. Y si en esta familia hay niños en edad preescolar y escolar, multiplique por 3 el volumen de papeles.

El mensaje de hoy es corto y sencillo: existen formas para no ahogarse en papeles; formas que nos permiten:

1. Encontrar fácilmente lo que buscamos

2. Sentirnos ágiles en el manejo de los papeles

3. Que no se nos olviden los asuntos pendientes

4. Rescatar el uso original de los espacios (los asientos para sentarse; los carros para movilizarse…) y parar la invasión de los papeles en todo nuestro entorno.

Como muy bien lo plantean autores y expertos en el tema de efectividad personal, la raíz del problema de la acumulación – en general de todo tipo de objetos, pero en particular de papeles y documentos – es la dificultad en tomar decisiones OPORTUNAMENTE. Esta es la escena: miro el papel y sencillamente no decido qué hacer con él, así que lo dejo en cualquier lugar para tomar la decisión más adelante. Este es el origen de la invasión.

Lo que hemos observado es que las personas normalmente no actuamos de esta forma por simple descuido o negligencia (aunque que los hay, los hay…). En muchos, muchos casos, lo que sucede es que no sabemos cuál es la decisión que tenemos que tomar, así que, simplemente, no la tomamos.

La decisión que debemos tomar es la siguiente: ¿cuál de las tres rutas debe seguir este papel?

Aquí está el truco: cualquier documento (físico o virtual, aunque hoy nos concentramos en los documentos físicos) tiene 3 destinos o rutas:

1. Lo guardo

2. Me implica hacer algo

3. Lo boto

Cada una de estas tres rutas será ampliada en artículos posteriores de este blog. Por lo pronto, les compartimos brevemente algunos elementos útiles a tener en cuenta en cada uno:

1. Lo guardo: llamaremos a esta ruta el ARCHIVO. La clave de un buen archivo radica en guardar de tal forma que encontrar sea fácil. Para esto, los nombres que se escojan para los diferentes temas es determinante.

2. Me implica hacer algo: esta ruta se llama TAREAS. Las tareas pueden ser propias o de alguien más. Aquí la clave es escribir las tareas en algún lugar (cuaderno, computador, agenda…) y decidir qué hacer con el papel (¿lo archivo? ¿lo boto?)

3. Lo boto: esta ruta se llama BASURA. Uno de nuestros grandes descubrimientos es que las personas acumulamos papeles…¡porque no tenemos una caneca de la basura cerca! Así de sencillo. Ubique la caneca a una distancia que no le implique pararse para botar (debemos reconocer que somos de naturaleza perezosa). Notará cómo la acumulación disminuye sustancialmente.

En resumen, registre en su mente el modelo ATB (Archivo-Tareas-Basura). Es en alguna de estas tres rutas que caerá cada uno de los papeles que llegan a sus manos, a su vida.

Haga la prueba.